Polityka Prywatności

1. Informacje o nas

Serwis LeadGuard (leadguard.pl) jest prowadzony przez FELIZ TRADE LTD.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: support@leadguard.pl

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy następujące dane:

• Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (zaszyfrowane)
• Dane firmowe: nazwa firmy, adres, numer NIP (jeśli podasz)
• Dane leadów: imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres i inne dane kontaktowe leadów, które wprowadzasz do systemu
• Dane płatności: informacje o subskrypcji i płatnościach (przetwarzane przez Stripe)
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, data i czas wizyty
• Dane użytkowania: informacje o tym, jak korzystasz z serwisu

Ważne: W przypadku danych leadów, które wprowadzasz do systemu, jesteś administratorem tych danych zgodnie z RODO. My przetwarzamy te dane jako procesor danych w Twoim imieniu i zgodnie z Twoimi instrukcjami.

3. Dlaczego zbieramy dane

Twoje dane wykorzystujemy do:

• Świadczenia usług - umożliwienia korzystania z systemu LeadGuard
• Przetwarzania leadów - przechowywania i zarządzania danymi leadów w Twoim koncie
• Wysyłania powiadomień - informowania Cię o ważnych wydarzeniach w systemie
• Obsługi płatności - przetwarzania subskrypcji i płatności
• Kontaktu z Tobą - odpowiadania na pytania i wsparcia technicznego
• Poprawy serwisu - analizowania użycia i ulepszania funkcjonalności
• Wypełniania obowiązków prawnych - zgodnie z przepisami prawa

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane na podstawie:

• Wykonania umowy - aby móc świadczyć usługi zgodnie z regulaminem
• Zgody - gdy wyrażasz zgodę na określone działania (np. newsletter) - możesz w każdej chwili cofnąć zgodę
• Prawnie uzasadnionego interesu - do poprawy serwisu, bezpieczeństwa i marketingu (po przeprowadzeniu testu równowagi interesów)
• Obowiązku prawnego - gdy wymagają tego przepisy (np. fakturowanie, obowiązki podatkowe)

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania w oparciu o prawnie uzasadniony interes:

• Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes
• W przypadku sprzeciwu, zaprzestaniemy przetwarzania danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
• Aby wnieść sprzeciw, skontaktuj się z nami: support@leadguard.pl

5. Kto ma dostęp do Twoich danych

Twoje dane mogą być udostępniane:

• Naszemu zespołowi - pracownikom i współpracownikom, którzy potrzebują dostępu do świadczenia usług (zobowiązani do zachowania poufności)
• Podwykonawcom (sub-processors) - firmom, które pomagają nam w działalności i przetwarzają dane w naszym imieniu:
  • Dostawcy hostingu - przechowywanie i przetwarzanie danych na serwerach
  • Dostawcy płatności - Stripe (przetwarzanie płatności)
  • Dostawcy usług e-mail - wysyłanie powiadomień i wiadomości
  • Dostawcy usług analitycznych - analiza użycia serwisu (jeśli używamy)

  Wszyscy podwykonawcy są zobowiązani do ochrony danych zgodnie z RODO i zawarli z nami odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.

• Organom państwowym - gdy wymagają tego przepisy prawa

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych osobowych osobom trzecim w celach marketingowych.

Dane leadów: Jako procesor danych leadów, przetwarzamy je wyłącznie zgodnie z Twoimi instrukcjami. Możemy powierzać przetwarzanie danych leadów podwykonawcom wymienionym powyżej, którzy są zobowiązani do przestrzegania tych samych standardów ochrony danych. Nie udostępniamy danych leadów osobom trzecim bez Twojej zgody, chyba że wymagają tego przepisy prawa.

6. Jak długo przechowujemy dane

Okresy przechowywania danych:

• Dane konta i dane firmowe: Przechowujemy przez czas trwania konta. Po usunięciu konta - przez okres 5 lat od zakończenia umowy (wymóg prawa podatkowego i księgowego)
• Dane leadów: Przechowujemy do czasu usunięcia przez Ciebie lub zamknięcia konta. Po zamknięciu konta - dane leadów są usuwane w ciągu 30 dni, chyba że poprosisz o wcześniejsze usunięcie
• Dane płatności: Przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i księgowego (5 lat od zakończenia roku podatkowego)
• Dane techniczne (logi, adresy IP): Przechowujemy przez okres 12 miesięcy od ostatniej aktywności, chyba że wymagają tego przepisy prawa lub potrzeby bezpieczeństwa
• Dane użytkowania (analityka): Przechowujemy w formie zagregowanej (anonimowej) przez okres 24 miesięcy
• Dane marketingowe (jeśli wyraziłeś zgodę): Przechowujemy do czasu cofnięcia zgody lub maksymalnie 3 lata od ostatniego kontaktu

Kryteria ustalania okresu przechowywania: Okresy przechowywania są ustalane na podstawie:

• Wymogów prawnych (np. prawo podatkowe, księgowe)
• Celów przetwarzania danych
• Potrzeb biznesowych związanych ze świadczeniem usług
• Twoich preferencji (możesz w każdej chwili poprosić o usunięcie danych)

Po zakończeniu subskrypcji możesz poprosić o usunięcie danych, jednak niektóre dane musimy zachować zgodnie z przepisami prawa (np. faktury, dane księgowe).

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• Dostępu do danych - możesz poprosić o informację, jakie dane o Tobie przechowujemy
• Sprostowania danych - możesz poprawić nieprawidłowe dane w swoim koncie
• Usunięcia danych - możesz poprosić o usunięcie danych (jeśli nie ma przeszkód prawnych)
• Ograniczenia przetwarzania - możesz poprosić o ograniczenie sposobu przetwarzania
• Przenoszenia danych - możesz otrzymać swoje dane w formacie umożliwiającym przeniesienie
• Sprzeciwu - możesz sprzeciwić się przetwarzaniu w określonych przypadkach
• Cofnięcia zgody - możesz w każdej chwili cofnąć zgodę na przetwarzanie
• Wniesienia skargi - możesz złożyć skargę do organu nadzorczego. Jeśli jesteś w Polsce, możesz skontaktować się z UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych). Główny organ nadzorczy dla naszej firmy to ICO (Information Commissioner's Office) w Wielkiej Brytanii.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami: support@leadguard.pl

8. Nasza rola jako procesora danych leadów

Dla danych leadów, które wprowadzasz do systemu:

• Jesteś administratorem danych leadów zgodnie z RODO
• My przetwarzamy te dane jako procesor danych w Twoim imieniu
• Przetwarzamy dane wyłącznie zgodnie z Twoimi instrukcjami i w celu świadczenia usług zarządzania leadami
• Mamy obowiązek zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych
• Mamy obowiązek informować Cię o naruszeniach ochrony danych osobowych
• Nie używamy danych leadów do własnych celów bez Twojej zgody
• Nie udostępniamy danych leadów osobom trzecim bez Twojej zgody, chyba że wymagają tego przepisy prawa

Twoja odpowiedzialność jako administratora: Jako administrator danych leadów, jesteś odpowiedzialny za zapewnienie zgodności z RODO, w tym za uzyskanie odpowiednich podstaw prawnych przetwarzania, informowanie osób o przetwarzaniu ich danych oraz realizację ich praw. Korzystając z serwisu, oświadczasz, że masz zgodę na kontaktowanie się z osobami, których dane wprowadzasz do systemu, w celach związanych z Twoją działalnością biznesową (w tym marketingowymi, sprzedażowymi i obsługą klienta).

Nasza odpowiedzialność jako procesora: Jako procesor, zapewniamy odpowiednie środki bezpieczeństwa, przetwarzamy dane zgodnie z Twoimi instrukcjami i informujemy Cię o naruszeniach. W przypadku naszych błędów jako procesora, ponosimy odpowiedzialność zgodnie z RODO.

Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych: Szczegółowe warunki przetwarzania danych osobowych leadów, w tym obowiązki procesora, zakres przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą, oraz procedury w przypadku naruszeń, określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), która stanowi integralną część dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub zmianą:

• Szyfrowanie połączeń (HTTPS/SSL)
• Bezpieczne przechowywanie haseł (hashowanie)
• Regularne kopie zapasowe
• Ograniczony dostęp do danych
• Monitoring bezpieczeństwa
• Procedury reagowania na naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki, zgodnie z wymogami RODO.

10. Pliki cookies

Używamy plików cookies i podobnych technologii w następujących celach:

• Cookies niezbędne (techniczne): Są konieczne do działania serwisu (np. logowanie, sesja użytkownika). Te cookies nie wymagają Twojej zgody i są instalowane automatycznie.
• Cookies funkcjonalne: Pozwalają zapamiętać Twoje preferencje i ustawienia. Te cookies mogą wymagać Twojej zgody w zależności od ich funkcji.
• Cookies analityczne: Pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu. Te cookies wymagają Twojej zgody przed instalacją.
• Cookies marketingowe: Używane do wyświetlania spersonalizowanych reklam (jeśli używamy). Te cookies wymagają Twojej zgody przed instalacją.

Zgoda na cookies: Przed instalacją cookies analitycznych i marketingowych poprosimy Cię o wyrażenie zgody. Możesz w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies w ustawieniach przeglądarki lub skontaktować się z nami.

Zarządzanie cookies: Możesz zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Pamiętaj, że wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie serwisu i uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji.

Szczegółowe informacje: Więcej informacji o używanych przez nas cookies znajdziesz w ustawieniach prywatności serwisu lub skontaktuj się z nami: support@leadguard.pl

11. Zmiany w polityce prywatności

Możemy aktualizować tę politykę prywatności. O istotnych zmianach, które wpływają na Twoje prawa lub sposób przetwarzania danych, poinformujemy Cię e-mailem na adres przypisany do Twojego konta lub przez wyraźne powiadomienie w serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.

Twoje prawa przy zmianach:

• Jeśli zmiany dotyczą sposobu przetwarzania danych lub Twoich praw, będziesz musiał wyraźnie zaakceptować zaktualizowaną politykę
• Masz prawo nie zaakceptować zmian - w takim przypadku możemy zakończyć świadczenie usług z 30-dniowym wypowiedzeniem
• Jeśli zmiany są wyłącznie korzystne dla użytkowników lub wynikają z wymogów prawnych, mogą wejść w życie automatycznie
• Możesz w każdej chwili zrezygnować z usługi, jeśli nie akceptujesz zmian

Kontynuowanie korzystania: Kontynuując korzystanie z serwisu po wyraźnej akceptacji zmian lub po upływie terminu na wyrażenie sprzeciwu (jeśli dotyczy), akceptujesz zaktualizowaną politykę prywatności.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

FELIZ TRADE LTD ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, która po Brexicie nie jest już częścią Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Przekazywanie danych do Wielkiej Brytanii:

• Twoje dane osobowe mogą być przekazywane i przechowywane w Wielkiej Brytanii
• Komisja Europejska przyjęła decyzję o odpowiednim poziomie ochrony danych dla Wielkiej Brytanii, co oznacza, że przekazywanie danych do UK jest dozwolone
• W przypadku zmiany statusu prawnego, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne, w tym standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Wszystkie dane są chronione zgodnie z RODO, niezależnie od miejsca ich przechowywania

Dostawcy usług poza EOG: Niektóre z naszych podwykonawców (np. dostawcy hostingu) mogą mieć serwery poza EOG. W takich przypadkach:

• Stosujemy standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Wymagamy od podwykonawców zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych
• Wszystkie transfery są zgodne z wymogami RODO

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazywaniu danych, skontaktuj się z nami: support@leadguard.pl

13. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych i tą polityką prywatności, skontaktuj się z nami:

E-mail: support@leadguard.pl
Serwis: leadguard.pl
Administrator danych: FELIZ TRADE LTD