Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

1. Postanowienia wstępne

Niniejsza Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (zwana dalej "Umową" lub "DPA") stanowi integralną część Regulaminu serwisu LeadGuard i określa warunki przetwarzania danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RODO.

Strony Umowy:

• Administrator danych - Użytkownik serwisu LeadGuard, który wprowadza dane leadów do systemu
• Procesor danych - FELIZ TRADE LTD, prowadzący serwis LeadGuard (leadguard.pl)

2. Definicje

• RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
• Administrator danych - Użytkownik serwisu LeadGuard, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych leadów
• Procesor danych - FELIZ TRADE LTD, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora
• Dane leadów - Dane osobowe osób fizycznych (leadów), które Administrator wprowadza do systemu LeadGuard, w tym: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, notatki i inne dane kontaktowe
• Serwis - Platforma LeadGuard dostępna pod adresem leadguard.pl
• Usługa - System do zarządzania leadami oferowany przez serwis

3. Przedmiot umowy

Niniejsza Umowa określa warunki, na jakich Procesor przetwarza dane osobowe leadów w imieniu Administratora w związku ze świadczeniem usług przez serwis LeadGuard.

Zakres przetwarzanych danych:

• Imię i nazwisko leadów
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Adres zamieszkania (jeśli podany)
• Notatki i informacje dotyczące leadów
• Inne dane kontaktowe i informacje wprowadzone przez Administratora

4. Cele przetwarzania

Procesor przetwarza dane osobowe leadów wyłącznie w następujących celach:

• Świadczenie usług - umożliwienie Administratorowi zarządzania danymi leadów w systemie
• Przechowywanie i organizacja danych leadów w koncie Administratora
• Wysyłanie powiadomień i przypomnień dotyczących leadów (za zgodą Administratora)
• Tworzenie kopii zapasowych danych w celu zapewnienia bezpieczeństwa
• Wsparcie techniczne i obsługa systemu

Procesor nie przetwarza danych leadów do własnych celów (np. marketingowych, analitycznych) bez wyraźnej zgody Administratora.

5. Obowiązki procesora

Procesor zobowiązuje się do:

• Przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z instrukcjami Administratora - Procesor przetwarza dane tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usług i zgodnie z celami określonymi w niniejszej Umowie
• Zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych - Procesor stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 RODO, w tym:
  • Szyfrowanie połączeń (HTTPS/SSL)
  • Bezpieczne przechowywanie danych
  • Regularne kopie zapasowe
  • Ograniczony dostęp do danych
  • Monitoring bezpieczeństwa
  • Procedury reagowania na naruszenia ochrony danych
• Zachowania poufności - Procesor zobowiązuje się do zachowania poufności danych i nieudostępniania ich osobom trzecim bez zgody Administratora, chyba że wymagają tego przepisy prawa
• Informowania o naruszeniach - Procesor zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Administratora o wszelkich naruszeniach ochrony danych osobowych, które mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych
• Współpracy z Administratorami - Procesor zobowiązuje się do współpracy z Administratorami w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych, sprzeciw)
• Pomocy w wypełnianiu obowiązków - Procesor zobowiązuje się do pomocy Administratorowi w wypełnianiu jego obowiązków wynikających z RODO, w tym w zakresie prowadzenia rejestru czynności przetwarzania

6. Podwykonawcy (sub-processors)

Procesor może powierzać przetwarzanie danych osobowych podwykonawcom, pod warunkiem spełnienia następujących wymogów:

• Podwykonawca musi zapewnić odpowiednie gwarancje w zakresie wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych
• Procesor zawiera z podwykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z wymogami RODO
• Procesor informuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podwykonawców

Obecni podwykonawcy:

• Dostawcy hostingu - Przechowywanie i przetwarzanie danych na serwerach
• Dostawcy usług e-mail - Wysyłanie powiadomień i wiadomości e-mail
• Dostawcy usług płatniczych - Stripe (przetwarzanie płatności - dotyczy tylko danych płatniczych, nie danych leadów)

Lista podwykonawców może ulec zmianie. O istotnych zmianach Procesor poinformuje Administratorów poprzez aktualizację niniejszej Umowy lub powiadomienie w serwisie.

7. Okres przetwarzania

Procesor przetwarza dane osobowe leadów przez okres trwania umowy o świadczenie usług (okres subskrypcji) oraz przez okres niezbędny do:

• Wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa
• Rozwiązania spornych kwestii
• Zachowania danych w kopii zapasowej (maksymalnie 30 dni po zakończeniu subskrypcji)

Po zakończeniu okresu przetwarzania, Procesor zobowiązuje się do usunięcia lub zwrócenia wszystkich danych osobowych Administratorowi (zgodnie z wyborem Administratora), chyba że przepisy prawa wymagają dalszego przechowywania danych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Procesor zobowiązuje się do współpracy z Administratorem w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z RODO:

• Prawo dostępu - Osoba może poprosić o informację, jakie dane o niej przechowujemy
• Prawo do sprostowania - Osoba może poprawić nieprawidłowe dane
• Prawo do usunięcia - Osoba może poprosić o usunięcie danych (jeśli nie ma przeszkód prawnych)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - Osoba może poprosić o ograniczenie sposobu przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych - Osoba może otrzymać swoje dane w formacie umożliwiającym przeniesienie
• Prawo sprzeciwu - Osoba może sprzeciwić się przetwarzaniu w określonych przypadkach

Wszelkie żądania dotyczące realizacji praw osób, których dane dotyczą, powinny być kierowane do Administratora danych. Procesor zobowiązuje się do pomocy Administratorowi w realizacji tych praw.

9. Naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Procesor zobowiązuje się do:

• Niezwłocznego (bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin) poinformowania Administratora o naruszeniu
• Przekazania Administratorowi wszystkich dostępnych informacji dotyczących naruszenia, w tym:
  • Opis charakteru naruszenia
  • Kategorie i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą
  • Kategorie i przybliżona liczba rekordów danych osobowych
  • Prawdopodobne konsekwencje naruszenia
  • Środki zaproponowane lub przyjęte w celu zaradzenia naruszeniu
• Współpracy z Administratorem w zakresie powiadamiania organu nadzorczego i osób, których dane dotyczą (jeśli wymagane)

10. Audyty i kontrole

Procesor zobowiązuje się do umożliwienia Administratorowi przeprowadzenia audytów i kontroli zgodności z niniejszą Umową, pod warunkiem:

• Audyt jest przeprowadzany w rozsądnym zakresie i z odpowiednim wyprzedzeniem
• Audyt nie narusza bezpieczeństwa systemów Procesora
• Audyt jest przeprowadzany w godzinach pracy Procesora
• Koszty audytu ponosi Administrator (chyba że naruszenie zostało stwierdzone)

Procesor może przedstawić Administratorowi aktualne certyfikaty, raporty z audytów lub inne dokumenty potwierdzające zgodność z wymogami RODO zamiast bezpośredniego audytu.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Procesor ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, która po Brexicie nie jest już częścią Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Przekazywanie danych do Wielkiej Brytanii jest dozwolone, ponieważ:

• Komisja Europejska przyjęła decyzję o odpowiednim poziomie ochrony danych dla Wielkiej Brytanii
• W przypadku zmiany statusu prawnego, stosujemy standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Wszystkie dane są chronione zgodnie z RODO, niezależnie od miejsca ich przechowywania

Niektóre z naszych podwykonawców mogą mieć serwery poza EOG. W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne zgodnie z wymogami RODO.

12. Odpowiedzialność

Procesor ponosi odpowiedzialność za naruszenie niniejszej Umowy lub przepisów RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 82 RODO.

Administrator ponosi odpowiedzialność za:

• Uzyskanie odpowiednich podstaw prawnych przetwarzania danych leadów
• Informowanie osób o przetwarzaniu ich danych
• Realizację praw osób, których dane dotyczą
• Zapewnienie zgodności z RODO w zakresie danych leadów

13. Zmiany umowy

Procesor może aktualizować niniejszą Umowę w przypadku:

• Zmian w przepisach prawa (w szczególności RODO)
• Zmian w zakresie świadczonych usług
• Dodania lub zmiany podwykonawców

O istotnych zmianach Procesor poinformuje Administratorów poprzez:

• Powiadomienie e-mail na adres przypisany do konta
• Wyraźne powiadomienie w serwisie
• Aktualizację niniejszej strony

Kontynuowanie korzystania z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Umowy.

14. Postanowienia końcowe

Niniejsza Umowa wchodzi w życie z chwilą akceptacji Regulaminu serwisu LeadGuard, co następuje poprzez rejestrację konta i wyrażenie zgody na przetwarzanie danych leadów.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy RODO oraz przepisy prawa polskiego i brytyjskiego.

W przypadku rozbieżności między niniejszą Umową a Regulaminem, w zakresie przetwarzania danych osobowych, pierwszeństwo ma niniejsza Umowa.

15. Kontakt

W sprawach związanych z niniejszą Umową i przetwarzaniem danych osobowych, skontaktuj się z nami:

E-mail: support@leadguard.pl
Serwis: leadguard.pl
Procesor danych: FELIZ TRADE LTD